Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för dina uppgifter?

Varheim Nordic AB (org.nr 123456-1234) är personuppgiftsansvarig för uppgifter som behandlas på vår webbplats, vid kontakt med oss och för administration av kundrelationer.

När en kommun använder tjänsten för att bevaka avtal och genomföra avstämningar är kommunen personuppgiftsansvarig och vi är kommunens personuppgiftsbiträde. Då gäller kommunens egen information om personuppgiftsbehandling tillsammans med vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi samlar bara in det som behövs för att tjänsten ska fungera:

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, titel och arbetsgivare när du kontaktar oss eller bjuds in till tjänsten.
• Kontouppgifter: inloggningsuppgifter, roll och vilken kommun du har behörighet till.
• Arbetsrelaterade svar: det du anger i en avstämning om en lokal, samt tidpunkt och bekräftelse.
• Teknisk information: händelselogg över ändringar i tjänsten, IP-adress och webbläsarinformation i säkerhetsloggar.

3. Uppgifter vi inte vill ha

Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter, personnummer eller uppgifter om enskilda brukare. Vi filtrerar automatiskt bort personnummer i fritextsvar och ber dig att inte lämna sådana uppgifter.

4. Ändamål och rättslig grund

• Tillhandahålla och administrera tjänsten – fullgörande av avtal med kunden och berättigat intresse.
• Kommunicera med kunder och intressenter – berättigat intresse.
• Säkerhet, felsökning och missbruksskydd – berättigat intresse och rättslig förpliktelse.
• Bokföring och fakturering – rättslig förpliktelse.
• Förbättra tjänsten med hjälp av avidentifierad och sammanställd statistik – berättigat intresse.

5. AI-stöd

Tjänsten kan använda AI för att formulera följdfrågor och sammanfatta svar i avstämningar. AI fattar inga beslut – kommunens personal granskar och beslutar. Uppgifter som skickas till AI-tjänsten används inte för att träna AI-modeller.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Uppgifter i tjänsten gallras automatiskt enligt de tider kommunen har valt, som standard 24 månader. Kontaktuppgifter i kundrelationer sparas så länge relationen pågår och därefter högst 24 månader. Bokföringsunderlag sparas i sju år enligt bokföringslagen.

7. Vem delar vi uppgifter med?

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar uppgifter med noggrant utvalda leverantörer (underbiträden) som hjälper oss att driva tjänsten, se listan på sidan Personuppgiftsbiträdesavtal. Om uppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan giltig överföringsmekanism.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få information om och tillgång till dina personuppgifter,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade eller begränsade i vissa fall,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse,
• få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet),
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9. Kontakt

Kontakta oss på hello@varheim.com. Gäller frågan uppgifter som en kommun ansvarar för vidarebefordrar vi den till kommunen. Vi kan uppdatera denna policy; den senaste versionen finns alltid på denna sida.