Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och roller

Kommunen är personuppgiftsansvarig och Varheim är personuppgiftsbiträde för de personuppgifter som behandlas i tjänsten. Avtalet gäller så länge kommunen använder tjänsten.

2. Ändamål och instruktioner

Varheim behandlar personuppgifter endast för att tillhandahålla tjänsten: bevakning av lokalavtal, avstämningar med verksamhetsansvariga, ärenden och påminnelser. Behandling sker enbart enligt kommunens dokumenterade instruktioner, som utgörs av detta avtal och de inställningar kommunen har i tjänsten.

3. Kategorier av uppgifter och registrerade

Namn, roll, e-postadress och arbetsrelaterade svar från kommunens personal samt kontaktuppgifter till hyresvärdar. Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter eller uppgifter om brukare; sådana filtreras bort så långt det är möjligt.

4. Säkerhet

Uppgifterna lagras inom EU/EES, krypteras under överföring och i vila, och varje kommuns uppgifter hålls åtskilda med behörighetskontroll per kommun. Åtkomst loggas i en händelselogg som kommunen kan ta del av.

5. Underbiträden

Varheim anlitar underbiträden för drift, lagring och AI-stöd. Kommunen informeras i förväg om byte av underbiträde och har rätt att invända. AI-stöd används endast för att formulera följdfrågor och sammanfattningar; uppgifterna används inte för att träna AI-modeller.

6. Gallring och återlämning

Uppgifter gallras automatiskt enligt de gallringstider som anges i kommunens inställningar. Vid avtalets upphörande raderas eller återlämnas kommunens uppgifter enligt kommunens instruktion.

7. Granskning och bistånd

Varheim bistår kommunen vid begäran från registrerade, incidenter och konsekvensbedömningar. Personuppgiftsincidenter anmäls till kommunen utan onödigt dröjsmål. Kommunen har rätt att granska att avtalet följs.

8. Eget avtal

Om kommunen hellre använder sitt eget personuppgiftsbiträdesavtal hanteras det separat med Varheim och ersätter då detta standardavtal.

Bilaga 1. Instruktioner för behandlingen

Behandlingen pågår så länge avtalet gäller och omfattar lagring, strukturering, sammanställning, överföring och radering.

• Registrerade: kommunens anställda och uppdragstagare, kontaktpersoner hos hyresvärdar.
• Kategorier: namn, roll, e-post, arbetsrelaterade svar och händelseloggar.
• Gallring: enligt de gallringstider som kommunen valt i tjänsten (standard 24 månader).
• Plats: lagring inom EU/EES; överföring utanför EU/EES endast med giltig överföringsmekanism.

Bilaga 2. Underbiträden

Kommunen godkänner att följande underbiträden anlitas. Vi meddelar ändringar i förväg och kommunen har rätt att invända.